Tässä artikkelissa paljastan, mitkä ovat eri vaiheissa käyttöön otettavat rakennusalan ohjelmistot ja miten ne liittyvät rakennusliikkeen kasvun kipupisteisiin.
Rakennusalan ohjelmistot – yrittäjäksi
Monen rakennusalan yrityksen polku alkaa, kun yrittäjä ottaa ratkaisevan askeleen ja alkaa itse työllistää itsensä. Hän valjastaa tärkeimmän resurssin, eli osaamisensa ja tietotaitonsa yrityksensä käyttöön. Yksin toimiessa on helppo hallita toiminnan eri tietoja jopa omassa päässään ja niissä kuuluisissa tupakkiaskin kannen raapustuksissa. Kuitenkin kirjanpidon ja laskutuksen kasassa pitämiseksi moni yrittäjä toteaa nopeasti parhaaksi ottaa käyttöön jonkun laskutusohjelman. Tänä päivänä onkin näppäriä ohjelmistoja, kuten Procountor tai Netvisor, jotka toimivat rajapintana kirjanpitäjään ja näin sujuvoittavat ”paperisotaa” ja automatisoivat prosesseja. Tässä vaiheessa yrityksen liikevaihto on noin 100.000€ luokassa, riippuen hieman siitä kulkeeko esimerkiksi materiaalit yrityksen kautta.
Rakennusalan ohjelmistot – työllistäjäksi
Kun rakennusalan yrittäjän osaaminen kantaa hedelmää, kasvaa myös yrityksen tunnettuus. Töitä tahtoisi tulla enemmän kuin itse ehtii tekemään. Yrittäjä kipuilee monesti muna-kana-ongelman kanssa: jos otan työntekijän, riittääkö molemmille töitä? Lisäksi yrittäjän ajasta alkaa lohkeamaan yhä suurempi osa työnjohdollisiin toimiin, laskutukseen, koulutukseen ja muihin töihin, joita ei voikaan suoraan laskuttaa toimeksiantajilta. Ihannetila olisikin, jos voisi heti työllistää niin monta tekijää, että yrittäjä itse voisi siirtyä hallinto/työnjohtotöihin. Siis muiden laskutuksen katteella pitäisi elättää myös itse yrittäjä. Nyt tietoa alkaa olemaan monessa paikassa – aluksi moni ottaa excelit tueksi. Myyntipuolella asiakasliidejä pyörii jo sen verran, ettei kaikkia muistakaan. Jotta tarjoukset tulisi hoidettua ja asiakasliidit soiteltua perään, tulee eteen vähintäänkin asiakkuudenhallintajärjestelmän eli CRM:n, käyttöönotto. Liikevaihtoluokka on 500.000€ lukemissa.
Rakennusalan yhtiön työnohjaus
Jossakin vaiheessa yrittäjä joutuu toteamaan, että kasvu kiihtyy. Joku yrittäjistä ottaa itse hoitaakseen myyntiä, joku työnjohtoa. Mutta kaveria tarvitaan sitä toista hoitamaan. Jotta myynnit siirtyisi sujuvasti tilauksiksi, jotta myydyn projektin informaatio välittyisi tuotannolle, on syytä harkita ERP:n eli toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa. Samalla nousee tarve siirtyä tuntilistoilta sähköisiin työajankirjauksiin, jolloin kulut osuu oikeille projekteille ja kannattavuutta voidaan seurata aktiivisesti. Loppu yrityksen kasvu-uralle häämöttää nopeasti, jos liikevaihto kasvaa mutta kannattavuuden seuranta jää. Nyt liikevaihtoluokka ylittää jo selvästi 1.000.000€:n.
Rakennusalan yhtiön ohjelmistot – johtoryhmätyöskentelyä
Jos yhtiön toiminta kasvaa edelleen, toimihenkilöitä tulee jälleen lisää. Toiminnanohjausjärjestelmän varassa onnistuu taloudenhallinnon prosessit, kuten laskutus ja palkanlaskenta. Myös kannattavuutta päästään seuraamaan prosesseittain. Kuitenkin, kun alkaa syntymään kerroksisuutta, eli tulee niin sanottua väliportaan johtoa, ylimmän johdon tuntumaksi ei riitä porautumismahdollisuudet ERP:n syövereihin. Se on liian hidasta ja kokonaiskuvan luominen on vaikeampaa. Nyt eri tietolähteiden dataa haluttaisiin päästä yhdistelemään ja visualisoimaan siten, että johtaminen voisi muuttua ennustavaksi jälkiseurannan sijaan. Näin tarvittavia johtamisliikkeitä voidaan tehdä vielä asioihin vaikuttaen – ei niin että joudutaan jälkikäteen toteamaan ikäviä tilanteita. Datan yhdistelyyn ja jopa jalostamiseen eri tietolähteistä johdon käyttöön on olemassa business intelligence – ratkaisuita, kuten Microsoftin PowerBI. Näillä eväin ollaankin jo 5.000.000€ liikevaihtoluokassa.
Rakennusalan yhtiön onnistunut kasvutarina
Tämän artikkelin tavoitteena oli kirkastaa, mitkä ovat haastavimpia kipukohtia rakennus- tai asennusalan yhtiöllä. Niistä selviämiseksi on tärkeää, että yhtiö osaa ottaa käyttöönsä sopivat ohjelmistot ja käyttää niitä johtamisen tukena. Optimi Talouspalvelut on esimerkki kumppanista, joka voi auttaa rakennusalan yhtiötä valitsemaan ja hyödyntämään kasvussaan ohjelmistoja oikein.
