Tietosuojaseloste Nettisivustoihin liittyen /Yritysasiakkaat ja niiden henkilöstöön kuuluvat yksityishenkilöt
Optimi Talouspalvelut Oy
30.11.2019
Rekisterinpitäjä
Optimi Talouspalvelut Oy OPT
Tietosuojasta vastaava henkilö
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Samuli Simolin
Toimitusjohtaja
050-3420344
samuli.simolin@optimitalous.fi
Isoniitynkatu 11, 15680 LAHTI
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilöryhmät: Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat sekä yritysasiakkaiden avain -ja yhteyshenkilöt.
Rekisteröidyistä kerätään seuraavia tietoja:
Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköposti
Henkilötunnus (tilitoimistosopimuksessa rahanpesulain mukaiseen tarkastukseen)
Nimi
Lähiosoite
Tunnistautumistiedot: ajokortti tai passi (tilitoimistosopimuksessa rahanpesulain mukaiseen tarkastukseen)
Historia asiakasviestinnästä
Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Optimi Talouspalvelut Oy käsittelee henkilötietoja, jotta se voi toteuttaa myyntineuvotteluprosessi sekä toteuttaa asiakkaidensa kanssa solmimiensa sopimuksien mukaiset palvelut. Rekisteröidyn siihen suostuessa Optimi Talouspalvelut Oy käyttää keräämiään henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin.
Tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelyperusteet ovat seuraavat:
– EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.b)-kohta: sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
– rekisteröidyn suostumus 6 artiklan 1.a)-kohta markkinointitarkoituksen osalta
– EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (kirjanpito)
Vastaanottajaryhmät
Optimi Talouspalvelut Oy:n toimitusjohtaja: Kaikki tiedot
Optimi Talouspalvelut Oy:n yrittäjät: Kaikki tiedot
Optimi Talouspalvelut Oy:n myyjät: Kaikki tiedot
Kirjanpitäjät: kirjanpidon kannalta välttämättömät tiedot
Edellä mainittujen Optimi Talouspalvelut Oy:n ulkopuolisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehdään tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimusmuutokset.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Tieto säilytetään asiakassuhteen ajan ja poistetaan aktiivisesta näkyvyydestä yrityksen tietojärjestelmissä sen päättyessä. Sen jälkeen tiedot siirretään rajattuun arkistoon ja poistetaan sieltä 6 vuoden kuluessa. Arkistotietoja voidaan tarvita mainittu aika kirjanpitoon ja verotukseen liittyvien tarkastus yms. asioiden hoitamiseksi. Asiakassuhde alkaa asiakkaan tehdessä sopimuksen ja päätyessä siten yrityksen asiakasrekisteriin. Asiakassuhde päättyy, kun asiakas tai Optimi Talouspalvelut Oy vaatii sen päättämistä.
Tiedon poistaa yrityksen toimitusjohtaja.
Vuosittain toteutetaan lisäksi tarkastelu, onko kaikkien henkilötietojen säilyttämiselle lainmukainen käsittelyperuste ja poistetaan ylimääräiset tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kuin on kyse lakisääteisten viranomais- tai vastaavien velvotteiden hoitamisesta tilitoimistosopimuksen mukaisesti poisto-oikeutta ei ole.
Kaikissa oikeuksissaan liittyvissä asioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä Optimi Talouspalvelut Oy:n toimitusjohtajaan, jonka yhteystiedot ovat yllä.
Rekisteröidylle informoidaan, että Optimi Talouspalvelut Oy käsittelee henkilötietoja myös harjoittaakseen asiakkuuden luokittelua markkinoinnin ja etujen kohdentamisen tarpeisiin. Tämä katsotaan olevan markkinointitarkoituksen alaista toimintaa ja siihenkin pyydetään erikseen lupa kaupan tekemisen yhteydessä jatkoa varten.
Vastustamisoikeus
GDPR 3 luvun 21 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siten, että rekisterinpitäjä ei saa niitä käsitellä, kun tietyt edellytykset täyttyvät. Esimerkiksi suoramarkkinointia varten tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä voi vastustaa. Vastustamisoikeuden käyttämistä koskevissa asioissa rekisteröityä pyydetään ottamaan yhteyttä Optimi Talouspalvelut Oy:n toimitusjohtajaan.
Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojensa käyttämisestä markkinointitarkoitukseen. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä Optimi Talouspalvelut Oy:n toimitusjohtajaan.
Oikeus tehdä valitus
Tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta.
Tietojen antamisen pakollisuus
Vain edellä mainittujen käsittelyperusteiden kannalta välttämättömät tiedot kerätään ja siten tietojen antaminen on pakollista ja välttämätöntä, jotta sopimus voisi syntyä. Niiden henkilötietojen osalta, jonka käsittelyperusteena on suostumus, tietojen antaminen on tietenkin vapaaehtoista eikä se vaikuta sopimuksen syntymiseen.
Tietoturvaloukkaukset
Yrityksen toimitusjohtaja huolehtii tietosuoja-asetuksen vaatimista tietoturvaloukkausilmoituksista viranomaiselle ja rekisteröidylle.
Riski rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille
Rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille aiheutuvan riskin arvioidaan olevan kohtalainen. Se on hallittu asianmukaisella ja vaatimustenmukaisella tietosuojahallinnolla. Riskiarviointi on toteutettu yrityksen tietotilinpäätöksessä.